Informatiebeheer

.. De klant hoeft niet meer een 100% score bereiken, hij heeft voldoende aan een enkele hit. Die leidt hem eenvoudig naar de rest van de relevante stukken. ..

Een archief moet systematisch worden ingedeeld.

Negative evidence is when the very act of redaction is evidence in itself, when the absence of evidence operates as evidence in its own right.

We hebben systemen ontworpen die we niet meer kunnen beheersen, en we hebben ons volledig van die systemen afhankelijk gemaakt.

Hoe groter het technisch vernuft, des te kwetsbaarder en machtelozer we zijn geworden.

Het cultureel erfgoed is geen luxe, evenmin als de door overheid en enkeling daaraan bestede zorg, maar het is de essentie, althans één van de grondpijlers van ons bestaan, zonder hetwelk de samenleving haar grondslag, in elk geval één van haar voornaamste grondslagen zou missen en deze, zoals de zogenaamde ‘primitieve’ samenlevingen aantonen, zou moeten gaan opbouwen.

Initially, there is one thing I want to point out: The archivist’s role in the documentation of personal rights is to be an archivist. It is not our job to pretend to be lawyers or social workers. It is not for us to decide whether the documentation we are able to find will be sufficient to get reparation or not. It is neither our role to engage in client counseling. We cannot grant people justice. But we can use our knowledge to locate whatever documentation there is to be found, so that the individuals may have their cases tried at the proper authorities. Our role, then, is to supply documentation and put this into the societal and administrative context. And this role is indeed difficult and challenging.

... Het moge duidelijk zijn, beste Simone, legde de notaris uit, die hem inmiddels met "je" aansprak, dat ik geen vervalsingen maak, maar duplicaten van een authentiek document dat verloren is gegaan of dat ongelukkigerwijs nooit is opgemaakt, maar wel opgemaakt had kunnen of moeten zijn ...

If any principle should govern archival theory, it is not the fonds, but rather the visualisation through description of functional structures, both internal and external: archival narratives about those multiple relationships of creation and use so that researchers may truly understand records from the past. If that is called the principle of (virtual) provenance, I shall not object, for it is the best continuation of the archival tradition of respecting the context of records.

Een archief is het geheel der geschrevene, geteekende en gedrukte bescheiden, ex officio ontvangen of opgemaakt door eenig bestuur of een zijner ambtenaren, voorzoover deze bescheiden bestemd waren om onder dat bestuur of dien ambtenaar te berusten.

(3) De archivaris dient de authenticiteit van documenten te beschermen gedurende het bewerken, conserveren en gebruiken daarvan.

Je hebt het pas door wanneer je er aan toe bent.

Er bestaat geen waarheid buiten de concensus om.

"Privacy is the claim of individuals, groups or institutions to determine for themselves when, how and to what extend information about them is communicated to others.

 If you're focusing on repositories you've got, at best, half the picture. You're constraining yourself to a supply-side approach

Laat iets mechanisch nooit merken dat je haast hebt.

It is "archiving" that provides people with the power to generate and share meaning and to establish, amongst themselves, the identities of all things within the world.

A file is not a document in its own right, it merely describes a document that comes into existence when the file is interpreted by the program that produced it. Without this program (or equivalent software), the document is a cryptic hostage of its own encoding.

Archivwürdig sind Unterlagen, die nach Feststellung der zuständigen Archivbehörde für Wissenschaft und Forschung, das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte, Zwecke der Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtssprechung sowie für die Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter von bleibendem Wert sind. Archivwürdig sind auch Unterlagen, die aufgrund von Rechtsvorschriften oder zur Rechtswahrung dauerhaft aufbewahrt werden müssen.

Een goede en betrouwbare informatiehuishouding is van vitaal belang voor de overheid.

Politiek en ambtelijk management gaan echter tamelijk zorgeloos met dit belang om.

De aandacht voor een ordentelijke informatiehuishouding schiet structureel te kort.

Dit is een oud probleem dat verregaand versterkt wordt door de voortschrijdende digitalisering.

Doorgaan op dezelfde weg betekent volgens de Raden onvermijdelijk de aantasting van belangrijke rechtsstatelijke waarden zoals transparantie, zorgvuldigheid, toegankelijkheid, verantwoording en verantwoordelijkheid.

Dat is tamelijk zwart-wit gesteld maar over de ordentelijkheid van de informatiehuishouding is nuanceren nu eenmaal niet mogelijk.

De overheid moet staan voor de ordentelijkheid van zijn informatiehuishouding, in welk toekomstscenario dan ook.

Het in de cloud zetten van je data is niet veilig. Bedrijven die dat wel beweren, verkopen onzin. De enige oplossing is om niet alleen je eigen data maar ook een hoop onzin up te loaden, zodat anderen niet weten wat echt is. De oude Egyptenaren gebruikten die techniek van datavergiftiging al. Versleuteling is geen oplossing. Het is juist deel van het probleem, omdat mensen geloven dat het werkt.

Vindplaats internet

’Ieder verhaal is afkomstig van iemand die alles vanuit zijn eigen standpunt bekijkt en beschrijft of vertelt’.

Papermindset document format.

Digitale documenten zijn kwetsbare couveusekinderen van onze cultuur. Ze leiden een virtueel, elektronisch leven dat afhankelijk is van onze wil om ze te voeden en van het ene medium naar het andere over te brengen.

Information is a high-frequency and low-content phrase that permeates our ordinary language without attracting much attention, since its meaning has long eroded.

"Reading maketh a full man" - reading makes a woman and a man full of information, of history, of all kinds of knowledge.

Maar belangrijker nog: het gaat om cijfers! Om statistiek! Om wiskunde! En dan gaat maar al te vaak het verstand op nul.

De geschiedenis leert dat de mensheid niets van de geschiedenis leert.

De fascinatie voor de techniek leidt af van de essentie namelijk de informatie, haar belang, haar context en haar betekenis.

Om de archieven nog verder te denatureren en hun een eigen karakter te ontzeggen voerde men het begrip overheidsdocumentatie  in.

Information is a distinction that makes a difference.

Naar wat ik heb gehoord was dat hele plan om alle dossiers samen te voegen alleen maar een rookgordijn. Het zal nooit gebeuren.’
‘Een rookgordijn? Waarvoor?'

‘Ik heb gehoord dat iemand van het gemeentebestuur heeft besloten dat aangezien zoveel van de verbouwingen de afgelopen jaren op illegale wijze zijn verricht - dat wil zeggen, dat een groot deel van het werk dat is uitgevoerd sterk afwijkt van de ontwerpen die in de originele bouwtekeningen stonden - het beter zou zijn als de vergunningen en verzoeken daarvoor zouden verdwijnen. Dan kan niemand ooit nog de bouwtekeningen vergelijken met wat er in werkelijkheid is gedaan. Dat is de reden waarom ze het plan hebben verzonnen om alles samen te voegen.’
‘Ik kan je niet volgen, Stefania.’
‘Het is anders heel eenvoudig, Guido,’ zei Stefania vermanend. ‘Wanneer er zoveel paperassen van het ene naar het andere kantoor verhuisd moeten worden, en van de ene kant van de stad naar de andere, is het onvermijdelijk dat een deel ervan zoekraakt.’
Brunetti vond dit zowel inventief als efficiënt. Hij sloeg het in zijn geheugen op als een verklaring die hij zou kunnen aandragen voor het niet-bestaan van de bouwplannen voor zijn eigen huis, als men hem daar ooit nog om mocht vragen. ‘En,’ maakte hij haar verhaal af, ‘als er dan ooit vragen gesteld mochten worden over de plaats van een muur of de aanwezigheid van een raam, hoeft de eigenaar alleen maar zijn eigen bouwtekeningen te laten zien…’
Stefania viel hem in de rede: ‘Die nauwkeurig overeenkomen met de huidige structuur van het huis.’
[-- -- -- ]
‘Van wie was dat idee afkomstig?’
‘Dat weet ik niet,’ zei Stefania. ‘Zulke dingen blijven altijd geheim.’
‘Weten de mensen op de verschillende afdelingen ervan?’
In plaats van hem daarop een rechtstreeks antwoord te geven, zei ze: ‘Denk even na, Guido. Iemand moet ervoor zorgen dat een deel van die paperassen verdwijnt, dat bepaalde dossiers zoekraken. Het is nogal duidelijk dat veel dossiers zoekraken wegens de gebruikelijke incompetentie, maar iemand moet er nu op toezien dat specifieke pa perassen ophouden te bestaan.’
‘Wie ZOU daartoe bereid zijn?’ vroeg hij.
‘Waarschijnlijk de mensen die eigenaar zijn van de huizen waaraan illegaal werk is verricht, of de mensen die toezicht moeten houden op de verbouwingen en daar de hand mee lichten.’ Ze zweeg even en vervolgde toen: ‘Of die wel toezicht hebben gehouden en toen zijn overgehaald,’ begon ze, het laatste woord een ironische nadruk gevend, ‘goed te keuren wat ze zagen, ongeacht wat er op de tekeningen stond.’
‘En wie zijn dat?’
‘De bouwcomités.’
‘Hoeveel bouwcomités zijn er?’
‘Eén voor iedere sestzere, zes in totaal.’
Brunetti probeerde zich de omvang van een dergelijke onderneming voor te stellen, het aantal mensen dat erbij betrokken moest zijn.

Hij vroeg: ‘Zou het niet eenvoudiger zijn als iedereen gewoon het werk liet doen en een boete betaalde wanneer ontdekt werd dat iets niet overeenkwam met de tekeningen die hij had ingediend, in plaats van de moeite te nemen iemand steekpenningen te geven om ervoor te zorgen dat de tekeningen worden vernietigd? Of wegraken,’ zei hij.
‘Zo werd het in het verleden gedaan, Guido, maar nu we betrokken zijn bij al dat Europa-gedoe, wordt men niet alleen gedwongen de boete te betalen, maar ook het werk ongedaan te maken en op de juiste manier opnieuw te laten doen. En de boetes zijn enorm hoog: ik heb een cliënt gehad die een illegale altana had gemaakt, niet eens erg groot, ongeveer twee bij drie meter, en die door zijn buurman is verlinkt. Veertig miljoen lire, Guido. En hij moest de altana nog afbreken ook. Vroeger zou hij hem in ieder geval hebben kunnen laten staan. Dat we nu bij Europa horen, zal onze dood nog zijn, let op mijn woorden. Over niet al te lange tijd zul je niemand meer kunnen vinden die dapper genoeg is om een steekpenning aan te nemen.’
Hoewel hij de morele verontwaardiging in haar stem hoorde, wist Brunetti niet zeker of hij die met haar deelde. ‘Steffi, je hebt het over een heleboel mensen gehad, maar wie zou volgens jou het beste in staat zijn dit te regelen?’
‘De mensen van het Ufficio Catasto,’ zei ze meteen. ‘En als er iets wordt bekokstoofd, moet Dal Carlo daar niet alleen van op de hoog te zijn, maar zal hij zijn snuit wel in de trog hebben. De bouwtekeningen moeten immers allemaal via zijn kantoor lopen en het zou voor hem kinderspel zijn om bepaalde documenten te vernietigen.’ Stefania dacht even na en vroeg toen: ‘Ben je van plan iets dergelijks te doen, Guido? De bouwtekeningen te laten verdwijnen?’
‘Ik zei toch dat ik helemaal geen tekeningen heb? Daarom zijn ze juist bij me gekomen.’
‘Nou, als er geen tekeningen zijn, kun je zeggen dat ze verloren zijn gegaan, samen met de andere die nog verloren zullen gaan.’

De waarde der registratuur zit niet in de nummering, maar in de systematische rangschikking der onderwerpen.

... zeigt, worum es bei Archiven, diesen «Gedächtnissen des Staates», immer auch geht: um die Macht über die Geschichte - und damit letztlich um die Macht über die Köpfe.

Er is te weinig kennis en besef van de uitvoeringstechnische problemen die zich als gevolg van politiek-bestuurlijke besluitvorming kunnen voordoen. Te vaak wint de datum van invoering van wetten of maatregelen het van de reflectie die nodig is om voor een zorgvuldige uitvoering te kunnen zorgen.

It is the dead who govern. 
Look you, man, how they work their will upon us! 
Who have made the laws? The dead! 
Who have made the customs that we obey and that form and shape our lives? The dead! 
And the titles to our lands? Have not the dead devised them? 
If a surveyor runs a line he begins at some corner the dead set up; and if one goes to law upon a question the judge looks backwards through his books until he finds how the dead have settled it - and he follows that. 
And all the writers, when they would give weight and authority to their opinions, quote the dead; and the orators who preach and lecture are not their mouths filled with words that the dead have spoken? 
Why, man, our lives follow grooves that the dead have run out with their thumbnails!

Een archivaris gaat voor de inhoud, niet voor de techniek.

(10) De archivaris dient het behoud en gebruik van het documentair erfgoed van de wereld te bevorderen door samenwerking met leden van de eigen en andere beroepsgroepen.

Ce qui change est la façon de nommer les concepts, par suite des évolutions technologiques et des modes sociétales qu’elles induisent, mais pas les concepts eux-mêmes. Jusqu’à preuve du contraire…

Het magazijn moet op orde zijn willen we aan de toonbank snel kunnen bedienen

Kennis zit alleen in de hoofden van mensen. Praktisch bruikbare kennis is zodanig complex dat je die niet kunt concretiseren en dus ook niet in een computer kunt stoppen. Kennisbeheer is een aanduiding van een bepaalde categorie producten die een combinatie vormen van deelgebieden zoals: documentsystemen, werkstroom, groupware, communicatisystemen en informatiesystemen. Kennissystemen zouden alleen een rol kunnen spelen bij het slim zoeken in de informatieberg. Kennisbeheersystemen helpen de mensen om hun werk zo goed mogelijk te doen.

Hoe snel zijn we in het leren, dat is, het imiteren wat anderen voorheen hebben gedaan of gedacht.
En hoe langzaam in begrijpen, dat is, de diepere verbanden zien. 
Het langzaamst van al, echter, zijn we in het uitvinden van nieuwe verbanden of zelfs het toepassen van oude ideeën op een nieuw gebied.

Wij zijn alle bannelingen, levend binnen de lijsten van een vreemd schilderij. Wie dit weet, leeft groot. De overige zijn insecten.

De wereld is vol broddelaars en zolang het tegendeel niet is gebleken, houd ik u voor één van hen'

Indien de principiële discussie over de kwaliteitskenmerken van archiefdocumenten bepaald wordt door overwegingen inzake de kosten van realisering daarvan, is het bankroet van de discussie over archivistische principes binnen de professie van de archivaris nabij.

In theory, there is no difference between theory and practice. In practice, there is no relationship between theory and practice.

The public domain is the sovereign space of all citizens of the world. Like the air we breathe, it is free for all people to use, without restriction, no rights reserved. Our public ownership of this domain of knowledge should be understood as a fundamental human right to access our shared knowledge, the use of which is not the result of a grant by any specific government.

If you can: do.

If you can't: write.

If you can't write: teach.

[RM is] primarily concerned with the managing the evidence of an organization's activities as well as the reduction or mitigation of risk associated with it.

Een eenheid om informatie te meten.

De historie bewijst dat daar waar  geen gemeenschapsvormen tot  stand zijn gekomen -waar dus alleen het competitieve element  speelt- het conflict geboren is.

Documentair in de context van documentaire informatievoorziening (DIV)  is zoals ook het woord document afgeleid van het werkwoord documenteren, dit is het vastleggen van informatie voor gebruik en hergebruik.

Government secrecy is the enemy of truth, and the beginning of amnesia.

Archives record decisions, actions and memories. Archives are a unique and irreplaceable heritage passed from one generation to another. Archives are managed from creation to preserve their value and meaning. They are authorative sources of information underpinning accountable and transparent administrative actions. They play an essential role in the development of societies by safeguarding and contributing to individual and community memory. Open access to archives enriches our knowledge of human society, promotes democracy, protects citizens' rights and enhances the quality of life.

Declaration on Archives

Om te functioneren, dat wil zeggen, om leesbaar te zijn moet een handtekening een vorm hebben die herhaalbaar is, die na te maken is, de handtekening moet dus te gebruiken zijn los van de bewuste en unieke intentie die haar deed ontstaan.

...
Mag ik u dan verzoeken, mij het stuk te willen overhandigen?'  Na deze vraag stond de heer Heidenrijk op, deed zijn vrouw eveneens opstaan, deed haar een stap voorwaarts gaan en sprak: 'Dit is mijn testament.'

Ook van zijn kant verhief notaris van Dalen zich en hij zei kalm en waardig, terwijl een lichte trilling in zijn stem toch verried, hoezeer hij getroffen was: 'Mijnheer, ik ben te oud om nog op zo'n manier voor de gek te worden gehouden.'

'Notaris het spijt mij ten zeerste, dat ik die indruk bij u heb opgewekt. Ik verzoek u, zich terstond van de ernst mijner bedoelingen te willen overtuigen.' Met deze woorden nam mijnheer Heidenrijk een gedeelte van zijn vrouw's costuum weg en op de flank, die daardoor zichtbaar werd, was duidelijk de aanhef van het testament te lezen: De zeventiende augustus negentienhonderd vijf en dertig heb ik, johannes Heidenrijk... Het was getatoeëerd met een fraaie hand en zonder dat het zacht glanzende van de huid er ook maar enigszins door geleden had.
'De notaris wankelde terug in zijn stoel en zocht op beide armen daarvan steun voor zoveel verwarring en zoveel verzet. Een tijdlang kromde hij zich onder zijn eigen gedachten. Wel tien, twintig dingen wilde hij tegelijk aanvoeren tegen wat hier nu van hem verlangd werd en al deze dingen kwamen met zo'n vaart aanstormen, dat zij een prop vormden in zijn geest, die hem onmachtig maakte, ook maar één woord uit te brengen. En hoe langer die onmacht duurde, hoe duidelijker de onafwendbaarheid van dit geval als een donkere schaduw de achtergrond van zijn geest innam. En diezelfde onafwendbaarheid sprak uit blik en houding van de vrouw, die voor hem stond. Pas langzamerhand kwamen zijn gedachten weer op gang en er kwam ook een zekere orde in, want ze gingen allemaal draaien om één middelpunt en dat middelpunt was de volgende waarheid: Geen enkel wetsvoorschrift in Nederland eist, dat een akte op papier moet worden geschreven. '

 We beschrijven stukken, geen inhoud.

Het is de oplossing die hardnekkig naar een probleem zoekt, waardoor de echte problemen almaar groeien.

Conversie en migratie zijn geen vervanging in de zin van de Archiefwet.

Evenmin nu als een locomotief, zooals die thans langs onze spoorwegen zich voortbeweegt, ooit door een enkel man werd uitgevonden, evenmin een registratuur-stelsel.

Een archiefbeherende instelling is een voorziening van openbaar nut.

Archiveren = duurzame toegankelijkheid by design

Organizations should approach the selection of a records management solution strategically as it has a long-term impact on the enterprise. Consider business objectives for policy management, legal discovery and retention management, as well as integration with your content management infrastructure.

Alle grote software ontwikkelingen worden verwezenlijkt op grond van ernstige programmeerfouten.

In een tijd van universeel bedrog is het spreken van de waarheid een revolutionaire daad.

The privacy and dignity of our citizens [are] being whittled away by sometimes imperceptible steps. Taken individually, each step may be of little consequence. But when viewed as a whole, there begins to emerge a society quite unlike any we have seen -- a society in which government may intrude into the secret regions of a [person’s] life.

Archives are documents which form part of an official transaction and were preserved for official reference.

Picture a bunny. Why not? Spring is near, and Easter is only a month away. So, picture a bunny. You can cuddle it, watch its little nose twitch, listen to its heartbeat, even observe its behavior and follow it home. If you are one of those lucky creatures who speak bunny -- like computer programmers speak source code -- you can politely inquire where it's been, what it's seen and who it has spoken with."

[...]

"Picture that bunny, dead. Whacked. A poor dead bunny, handed over to the other side. No pulse. No heartbeat. You can't follow a dead bunny home. You can't talk to it, and it certainly can't talk back. That dead bunny is a TIFF, or "Tagged Image File Format," like a PDF. When the bunny is snuffed and the electronic data "TIFFed" -- i.e., printed out in hard copy and then re-scanned -- it becomes dead and frozen, rather than dynamic and searchable. What you see is what you get. The hidden information, the ability to search millions of pages of text for smoking gun language, and to peek at its living history, is lost. And your opponent has no way to recreate it. There is no way for him to resuscitate that bunny. Sure, he can take a DNA test of the dead bunny: convert the tiny elements of TIFF images -- the individual letters, like the Ts, As, Gs and Cs of a double helix -- into searchable text format through optical character recognition ("OCR"). But OCR does not solve the main problem: identification of the lifeblood, the living metadata of the bunny's life history (the who, what, where, when and why) that does not appear in the TIFFs.

"Problems cannot be solved within the same mindset as within which they were created"

Digitalisering is net zo verkokerd binnen de culturele instellingen als de fysieke collectie.

De grote vrijheid van de burger opent nieuwe perspectieven voor de communicatie, maar is een bedreiging voor de redactionele kwaliteit ervan. De overheid dreigt tegelijkertijd te profiteren van de enorme mogelijkheden om die communicatie vast te leggen en te volgen. In toenemende mate voert zij, zonder constitutionele waarborgen, controlemaatregelen in. Zo wordt de burger zijn eigen politieagent.

One of the advantages of being disorderly is that one is constantly making exciting discoveries.

Digital information lasts forever
or five years, whichever comes first.

Maar ik moest kort en bondig zijn, zoals dat hoort bij een geheim rapport, want iedereen weet dat overheidsdienaren niet geletterd zijn en het niet kunnen opbrengen om meer te lezen dan een pagina of twee, drie.

Een kwaadwillig literair hulpmiddel om de groei van taal te beknotten en haar star en onbuigzaam te maken.

Het wezenlijke probleem van communicatie bestaat erin op één punt een boodschap, die werd gekozen op een ander punt, exact of bij benadering juist weer te geven. In de meeste gevallen hebben de boodschappen een zin.

... ... The bad thing about records management is that almost everybody thinks they can un-derstand it. The problem is that since suddenly (in evolutionary terms) some deviant went and built the printing press. After that, almost no-body had control. There was only success in archiving some paper documents for reasons unknown. Since we’re digitized and we’re switching batteries in our laptop computers while streaking through the sky in shiny metal objects in which soft drinks and peanuts are served, nobody knows how to handle the huge amount of digital and digitized documents. Not even the archivist