documentaire informatievoorziening

Het bijvoeglijke naamwoord documentair slaat niet op het zelfstandige naamwoord document maar op het werkwoord documenteren, wat vastleggen (to record) betekent, vastleggen voor gebruik en hergebruik.

Met andere woorden documentaire informatievoorziening en records management zijn twee begrippen met dezelfde strekking en lading namelijk het beheren van van vastgelegde informatie. 

Tekst voor een bijsluiter bij ICT-projecten en in acht te nemen bij besluiten/uitspraken:

De volgende woorden kunnen bij onjuiste interpretatie, verkeerde toepassing, domweg negeren van de strekking daarvan of vastzitten in het ‘papieren denkraam’ leiden tot levensbedreigende situaties, financiële schade, bestuurlijke schade, imagoschade met soms onherstelbare gevolgen en ernstige hoofdpijn.

.. .. Het is alsof men elke dag een zakvol stukjes van verschillende legpuzzles door elkaar krijgt en ze in elkaar moet passen zonder dat men kan wachten tot de zekerheid bestaat dat de stukjes van één of meer puzzles compleet zijn - als ze tenrninste ooit compleet raken. .. .. 

Indeed, records management can be seen as being primarily concerned with the identification and management of the evidence of an organization's business activities.

[RM is] primarily concerned with the managing the evidence of an organization's activities as well as the reduction or mitigation of risk associated with it.

In the generally accepted professional terminology, the word "archives" written with a lower case "a" covers the documents still in use or retained in the creating agency, those stored in intermediate centres, as well as those transferred to Archives.

Documentair in de context van documentaire informatievoorziening (DIV)  is zoals ook het woord document afgeleid van het werkwoord documenteren, dit is het vastleggen van informatie voor gebruik en hergebruik.

Archives are documents which form part of an official transaction and were preserved for official reference.

Om de archieven nog verder te denatureren en hun een eigen karakter te ontzeggen voerde men het begrip overheidsdocumentatie  in.