Een zaak is het geheel van de binnen een zekere tijd ten aanzien van een bijzonder geval gestelde handelingen.
Het lijkt onnodig het begrip zaak nauwkeuriger te omschrijven dan hier geschiedt. De omschrijving voldoet, indien duidelijk blijkt, dat in de archivistiek een zaak niet is een ding (res), ook niet een onderwerp van bestuur, maar een concreet geval (casus).
Elke wijziging van een zaaktype, documenttype, zaak en informatieobject leidt tot een nieuwe versie daarvan
Het dient duidelijk te zijn, dat de administratie zaken behandelt en afdoet en geen stukken. Bij een behandeling van zaken worden stukken geproduceerd en ontvangen, die weergeven hoe deze behandeling van zaken verloopt. leder stuk speelt daarbij een rol, doch zijn betekenis en dus zijn plaats in het archief wordt bepaald door de zaak, waartoe een stuk behoort. De toepassing van een zaaksgewijze ordening (het dossierstelsel) is daarom noodzakelijk, wil het archief een juiste afspiegeling zijn, een juist beeld geven van de wijze, waarop de taak is verricht.
Een zaak is een informatieobject van het type dossier.
Een
proces is een verzameling van activiteiten met een gemeenschappelijke bedoeling. Voorbeeld van een proces is het verlenen van kapvergunningen. Het eindresultaat van een proces wordt product genoemd. Het object van een product is in de meeste gevallen niet een document maar een handeling, transactie of een dienst. De neerslag van deze handeling of transactie kan een document zijn dat wordt gebruikt voor communicatie met de klant.
Een kleine maar ingrijpende variatie op het schema dat bij de discussies rond het zaakgericht werken gebruikt wordt om het generieke proces weer te geven. De originele schema's zijn representaties van het 'papieren' paradigma. In een digitale omgeving moet dit denken echt losgelaten worden.
De laatste fase is daarom niet het archiveren maar het bewaren, bewaren en beschikbaarhouden van de informatie tot het weg mag of niet. Archiveren vindt tijdens alle fases van een proces, project of andere activiteit plaats. Het is een alomvattend proces.
De organisatie hanteert bij het informatiebeheer een model dat geen onderscheid maakt tussen zaken, projecten, vergaderingen, organisatieonderdelen (periode dat deze bestaan), klantcontacten en medewerkers (periode in dienst).
77a5.png?itok=oF9yYrlA "3 konstanten")
%5d%2014-2-2010%201027517b7a.jpg?itok=SmxubGMD "Reference manager - [Relatie termen (thesaurus)]")
Het geheel van maatregelen, gericht op het optimaal sturen en beheersen van organisaties en van primaire processen en kerntaken binnen deze organisaties, op basis van de aan processen en taken te stellen eisen.
_EN44f1.png?itok=cRGbEwb8 "Three constants and two connectors")
%20-%20Een%20model%20in%20een%20oogopslag%20v3a411.jpg?itok=L32iB5mP "Informatiemodel - Context in lagen"){kind=small}
831b.jpg?itok=FCGCVxqn "αυθεντεω en αυθεντης)")
771b.gif?itok=8DxUslHw "Schema records continuum")
